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教学档案管理工作细则
2012-09-05 10:39   发布范围:公开

第一章 总 则

第一条 为了加强学校教学档案的管理,建立、健全教学档案的规章制度,充分发挥教学档案在学校建设中应有的作用,根据总参谋部关于《中国人民解放军院校教学档案管理暂行规定》,结合我校实际,制定本细则。

第二条 教学档案是指学校在教学活动中,直接形成的、具有查考利用价值的各种文字、图表、声像等教学文件材料。应实行集中统一管理。教学档案属于专门档案。

第三条 教学档案工作是学校教学管理工作的重要组成部分,是教学活动不可缺少的工作环节,是维护学校历史真实面貌的一项重要工作。要把教学档案工作纳入教学和学校建设工作计划。

第四条 教学档案的基本任务是:认真贯彻执行国家档案法和总参、总后有关档案工作的规定,努力开发信息资源,科学管理,充分利用,确保档案的完整与安全,为学校现代化建设服务。

第二章 教学档案管理体制与分工

第五条 教学档案工作在校首长和训练部首长的领导下实行集中统一管理。训练部是教学档案管理工作的主管部门,接受上级业务部门和校办公室的业务指导、监督和检查。其主要职责是:

(一)拟定本校教学档案管理工作细则;

(二)负责教学档案室的建设和管理;

(三)检查、指导、监督教学档案基层管理单位的工作。

第六条 学校综合档案室是教学档案管理部门,对教学档案实行集中统一管理。

第七条 教学档案管理人员职责:

(一)认真贯彻执行教学档案管理规定,落实教学档案管理制度;

(二)负责教学档案的收集、整理、鉴定、归档、编目和保管工作,确保教学档案的系统、完整、准确;

(三)热情接待借阅人员,做好档案的提供利用工作;

(四)接受上级档案部门和校办公室的业务指导、监督,对本校各单位的教学档案业务工作进行检查、指导;

(五)保证档案的安全,做好防火、防潮、防虫、防盗、防高温工作,按时登记库房温湿度,发现问题及时处理;

(六)定期按规定进行对已过期或失去保存价值档案的鉴定和销毁工作;

(七)遵守保密规定,保证教学档案的安全。

第三章 教学文件材料收集、鉴定、归档

第八条 形成教学文件材料的单位,应建立教学文件材料登记制度,正确区分教学资料与教学档案,及时将应归档的教学文件材料,收集齐全,建立临时案卷。

第九条 教学文件材料归档范围:

(一)教学组织;

(二)教学实施;

(三)招生工作;

(四)学籍管理;

(五)毕业工作;

(六)教员工作;

(七)教学(学术)研究;

(八)教材工作;

(九)教育技术;

(十)成人教育;

(十一)教学保障;

(十二)其他重要教学工作。

教学档案归档及保管期限见附件。

第十条 教学文件的收集,可采取移交与征集、随时收集与定期收集相结合的方法,在每个学年开始和结束或教学期班毕(结)业后进行,重要的教学材料在工作办理完毕后,由形成材料的部门及时移交。

第十一条 教学档案室对收集到的教学文件材料应及时分类、立卷、归档。

第十二条 教学文件材料一般归档一份。归档的材料要求应手续完备、质地优良、格式统一、书绘工整、规范、无金属物,声像清晰、内容完整、装订规范。对不符合要求的材料,档案管理人员有权要求承办人重新整理。

第十三条 教学档案整理的基本要求是:保持文件材料之间的联系,完整、系统、准确地反映教学活动的面貌,便于保管和利用。

第十四条 教学档案的整理,一般按年度、问题分类;按年级、专业、班次组卷并进行编目。具体技术要求参照《中国人民解放军文书档案管理技术规范》执行。

第十五条 教学档案保管期限,分为永久和定期两种。具有长远查考价值的列为永久;在一定时期内具有查考价值的,列为定期。定期保管的时间为五至三十年。永久档案与定期档案应分别立卷、分开保管。

第十六条 教学档案应根据教学管理工作的需要和档案的自身价值,以及《教学档案归档范围及保管期限表》的内容,采取逐份直接鉴定的方法确定销毁、留存和保管期限,必要时可以征求承办单位的意见,确保教学档案管理的质量。

第十七条 教学档案的装订应当符合档案整理的技术要求,装订牢固、整齐、美观、不丢页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。

第十八条 卷内文件,应当根据材料内容的联系情况、重要程度、时间先后等进行排列,重要的在前,一般的在后,批复在前,请示在后;正文在前,附件在后;正本在前,定稿在后。

第四章 教学档案的保管

第十九条 保管教学档案应有专门库房,库房必须设置防火、防盗、防潮、防虫、防尘和防高温等设施,并符合档案保护技术要求。

第二十条 教学档案定期检查和维护,发现有损坏或变质,应及时修复或复制,最大限度的延长档案寿命,确保档案的完整与安全。

第二十一条 对过期的、无保留价值的教学档案应当造具清册,经教学档案主管部门批准后,及时剔除。剔除的教学档案,应当在符合保密的条件下销毁。

第二十二 录音带、录像带、计算机软盘、光盘等声像档案要与其他档案统一整理编目按有关管理要求存放,并在档案目录中注明存放位置。

第五章 教学档案的利用

第二十三条 教学档案管理部门应充分发挥教学档案在教学管理和学校建设中的作用,努力提高档案开放效益和利用率,直接为教学工作服务。

第二十四 教学档案管理人员应当熟悉所保管的档案,编制目录、卡片、索引等检索工具和参考资料,实行微机管理,为档案利用部门提供高效率的服务。

第二十五条 建立严格的教学档案利用制度。教学档案一般在档案保管地阅读。复印、外借或借阅不便公开的档案,必须按照管理制度,严格手续。对借出的档案应当适时催还;对退还的档案应当严格清点、入库。

第二十六条 利用教学档案的单位或个人,应当遵守有关档案管理规定,不得涂改、勾画、批注、剪裁、转借和私自复印。对借出的档案,应妥善保管,按时归还。对遗失、损坏教学档案的,视情节轻重,按照有关规定,追究其责任。

第二十七条 教学档案查、借阅规定:

(一)机关工作人员和教学人员,凡查阅自己工作职权范围内经办的档案,可直接到教学档案室查阅。

(二)教学档案一般在教学档案室查阅,如确属自己范围,需借阅的档案,经管理人员同意,办理借阅手续后可以借出。借阅其他教学档案,须经有关领导批准。

(三)外单位借阅本校教学档案,除持单位介绍信外,还须本校有关领导批准。

(四)使用教学档案的人员,必须爱护档案,不得勾画、批注、涂改、剪裁、污染、遗失或转借,不得自行复制或翻印。

(五)借阅档案期限,一般不超过一周。确因特殊情况需延长借阅期限时,应向档案管理人员说明情况,重新办理续借手续。

(六)借阅档案人员,因事外出或工作调动,应在离校前将所借教学档案退回教学档案室,不得带走或自行保存。

第六章 附 则

第二十八条 本《细则》自印发之日起执行,原印发的《第四军医大学教学档案管理工作细则》即行废止。

附:第四军医大学教学档案归档范围及保管期限表

第四军医大学教学档案归档范围及保管期限表

序号

类别

保管期限

1、重要教学工作的指示、请示、批复、决定、计划、规划、通知、总结等。

永久

2、教学计划、方案、教学大纲。

定期或永久

3、教学工作制度、条例、规定、办法、细则、岗位职责、统计表等。

4、教学工作会议、重要教学活动的首长讲话、报告、纪要、总结、典型经验等。

5、教学活动的计划、通知、报告、总结及照片、录音、录像带、纪念册、题词、贺电等。

6、教学、教改汇报材料。

7、其他有关教学工作的材料。

1、教学实施计划、安排、课程总表。

定期

2、教员任课安排、名册。

3、各科教学日志、年历。

4、各科典型教案、讲义。

永久

5、各课程考试(考核)试题及标准答案、成绩册。

定期或永久

6、期班教学工作总结、典型经验材料。

永久

7、教学质量检查、评估、分析材料。

定期

8、实验、见习、实习文件材料。

定期或永久

9、毕业论文、毕业设计文件材料。

10、演习、野外作业文件材料。

11、社会(部队)实践。

12、学员课外科研课题论文报告会材料。




序号

类别

保管期限

1、招生工作计划、请示、指示、通知、总结。

永久

2、招生简章、广告、专业介绍。

3、招生机构、人员组成情况材料。

4、新生名册、统计表。

5、新生复试试题、成绩。

定期

6、新生身体复查情况材料。

1、总部下发学历、学位证书的有关文件材料。

永久

2、学员名册、像册、《军队院校学员学籍管理登记表》副本。

3、学员学籍变更的请示、报告、批复、登记表。

4、学员考试成绩总表。

5、学员毕业命令、定级(衔)通知。

6、授予学位的命令。

7、学员奖惩的请示、报告、批复、通知、通报、名册。

8、发放毕(结)业证书、学位证书及补办学历的登记、证明存根。

9、学员伤亡事故报告及登记。

1、毕业工作的指示、请示、报告、批复通知等。

永久

2、毕业生分配计划、方案、报告、总结、名册。

3、毕业生质量调查材料、统计表。

定期

4、使用单位对毕业生质量的评审意见。

1、教员培养规划、计划、请示、批复、总结、统计、报表。

定期或永久

2、教员名册登记表。

永久

3、教员考核、专业技术职务评定、教学工作量、进修等材料。

定期

4、教员出国进修、参观、参加学术会议的请示、批复、名册、重要来信、回国汇报材料、总结,在国外发表的学术论文情况等。

定期或永久

5、教员在校外兼职情况。

定期

6、聘请校外(外籍)兼职教员的请示、批复、名册。

永久

7、教员在国内、外学术团体担任职务名册。

8、教员奖惩情况材料。

9、教员变动情况材料。

1、教员典型学术论文、著作。

定期或永久

2、教学法研究专题材料。

3、在军内外学术交流、协作的典型材料。

4、教学经验、体会材料。

5、教学研究课题和论文、教学、学术成果奖励情况及统计。

永久

6、学科、专业建设专题材料。



序号

类别

保管期限

1、有关编印教材的指示、请示、计划、规划、通知、总结。

定期

2、自编、统编教材、实习手册的定稿、样本。

永久

3、学员使用的统编教材样本。

4、有关教材情况统计表。

定期

1、有关教育技术的指示、请示、批复、计划、报告、规定、通知、总结。

定期

2、教育技术会议材料。

定期或永久

3、教育技术的稿件、剧本手稿、录音录像带、影片、幻灯片、多媒体课件等。

永久

4、教育技术教材登记、统计表(册)。

定期

5、教育技术教材评奖材料。

1、成人教育的计划、指示、报告批复、通知、总结。

永久

2、函授、夜大学教学材料,开办各种成人教育训练班、基金班等有关材料。

3、成人教育教学计划、大纲。

4、学员各科考试成绩、试题及标准答案。

5、学员变动的请示、报告、批复、通知。

6、毕业证发放存根。

7、成人教育教材、《通讯》。

定期

8、进修教育材料。

永久

9、总后外语培训中心材料。

十一

1、教保工作规划、计划、总结。

定期

2、教保工作请示、报告、批复。

3、教育经费收支情况统计表。

永久

4、教学固定资产增减情况分类统计。

5、教学设施、设备和器材场地统计表。

6、图书资料统计。

7、其他有关教学保障材料。

定期或永久

十二

1、外训工作文件材料。

定期或永久

2、院校协作中心文件材料。

3、校史、历史沿革、介绍和反映教学活动其他有关材料。

永久

4、院校基本情况报表总汇。

5、教学研究报刊、杂志样本。

6、反映本校教学活动的报刊、杂志稿件。

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